E-payment

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô, tốc độ vận hành và yêu cầu minh bạch trong quản trị tài chính ngày càng trở nên quan trọng. Quy trình phê duyệt và thanh toán truyền thống vốn dựa trên chứng từ giấy, ký nháy thủ công, và luân chuyển hồ sơ qua nhiều cấp phòng ban thường tiêu tốn rất nhiều thời gian, gây chậm trễ và phát sinh chi phí không cần thiết.

Giải pháp E-payment ứng dụng Robotics và AI ra đời nhằm giải quyết những bất cập này, mang đến cho doanh nghiệp một phương thức hoàn toàn mới trong quản lý, phê duyệt và thực hiện thanh toán. Tất cả chứng từ đều được lưu trữ online thay vì in giấy, cho phép người dùng dễ dàng truy cập, kiểm tra và phê duyệt ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào, chỉ với một thiết bị có kết nối internet.

Một số lợi ích nổi bật có thể kể đến như sau:

• Tiết kiệm thời gian: Nếu trước đây thời gian từ khi tạo Đơn đặt hàng (PO) đến khi phê duyệt Ủy nhiệm chi (UNC) kéo dài trung bình 5–7 ngày, thì nay có thể rút ngắn xuống chỉ còn 1-2 ngày hoặc thậm chí vài giờ. Hệ thống trực tuyến cho phép phê duyệt ngay lập tức, không phụ thuộc vào việc người phụ trách có mặt tại văn phòng hay không.

• Thuận tiện, linh hoạt: Người dùng có thể kiểm tra và phê duyệt chứng từ ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng khi đi công tác, khi đang họp, hoặc thậm chí ở nước ngoài. Điều này giúp lãnh đạo không bỏ lỡ bất kỳ quy trình quan trọng nào, đồng thời tạo sự linh hoạt tối đa trong vận hành.

• Minh bạch và an toàn: Mọi hành động từ việc tạo, chỉnh sửa đến phê duyệt chứng từ đều được ghi nhận trong hệ thống với dấu thời gian (timestamp) rõ ràng, giúp kiểm soát trách nhiệm từng cá nhân và hạn chế rủi ro gian lận. Dữ liệu được mã hóa và phân quyền chặt chẽ theo từng chức năng, đảm bảo an toàn tuyệt đối.

• Tiết kiệm chi phí: Việc loại bỏ hoàn toàn chứng từ giấy giúp giảm thiểu chi phí in ấn, lưu kho, bảo quản, đồng thời giảm nguy cơ thất lạc chứng từ. Ngoài ra, quy trình nhanh gọn cũng giúp giảm chi phí cơ hội do chậm trễ thanh toán, góp phần cải thiện quan hệ với nhà cung cấp.

• Khả năng tích hợp thông minh: Nhờ ứng dụng Robotics và AI, hệ thống không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ và phê duyệt online, mà còn có thể tự động đối chiếu dữ liệu, phát hiện sai sót, và đưa ra cảnh báo tức thì. Điều này giúp nhân sự tài chính – kế toán giảm tải công việc thủ công, tập trung vào các hoạt động phân tích chiến lược mang lại giá trị cao hơn cho doanh nghiệp.

• Hỗ trợ quản trị hiện đại: Với các báo cáo phân tích trực quan, doanh nghiệp có thể theo dõi dòng tiền, dự báo nhu cầu thanh toán, đánh giá xu hướng mua hàng theo từng nhà cung cấp, từ đó ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Tóm lại, việc ứng dụng công nghệ E-payment không chỉ là một bước cải tiến trong quy trình kế toán – tài chính, mà còn là sự chuyển dịch toàn diện sang mô hình quản trị thông minh, hiện đại, minh bạch và bền vững.